El año 2027 va a traer cambios importantes en España en la gestión digital de las empresas. Las compañías sujetas al Impuesto sobre Sociedades tendrán que adaptar sus sistemas de facturación antes del 1 de enero, mientras que el resto de obligados tributarios (pequeñas empresas y autónomos, por ejemplo) tienen para hacerlo hasta el 1 de julio.
Además de cumplir con la obligación legal, la llegada de VeriFactu también es útil para valorar en qué punto de adaptación tecnológica se encuentra una compañía. Es decir, si sus procesos son eficientes, están conectados o siguen siendo principalmente manuales.
Comprueba si tu software está preparado
VeriFactu es el sistema que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria para controlar los registros de facturación. Está regulado por el Real Decreto 1007/2023, que señala que los sistemas informáticos deben garantizar registros íntegros, trazables e inalterables. Las facturas deberán incluir, además, un código QR para verificarlas fácilmente.
¿Tendrás que asumir entonces un gasto extra para cumplir con la ley? Si tienes un negocio pequeño y emites pocas facturas, puedes acceder a VeriFactu gratis. Pero si no es así y ya utilizas un software para gestionar la compañía, comprueba que cumpla con los requisitos técnicos de VeriFactu y que tu proveedor actualice el software.
Facturación electrónica y VeriFactu: dos cambios que necesitan software
Aunque los dos han llegado prácticamente a la vez, no podemos confundir estos dos conceptos. VeriFactu establece los requisitos que deben cumplir todos los sistemas informáticos de facturación y registro de operaciones a partir del próximo año. La factura electrónica, en cambio, regula cómo se emiten y reciben facturas entre empresas a través de un formato electrónico estructurado.
Por eso, tienes que saber qué es la factura electrónica obligatoria, aunque esta obligación tardará algo más en entrar en vigor que VeriFactu. Está prevista, de momento, para el 1 de octubre de 2027 para las compañías que facturen más de 8 millones de euros y durante el último trimestre de 2028 para el resto de profesionales y autónomos.
¿Cuándo necesitas un software ERP y no un programa de facturación electrónica?
Es la pregunta más repetida ante la nueva obligación. Un programa de facturación normalmente cubre las necesidades de un pequeño negocio que emite facturas y controla los gastos. Un software ERP, o de planificación de recursos, conecta distintas áreas de la empresa y centraliza toda la información. Por ejemplo:
- Comercio: conecta ventas, inventario y facturación.
- Logística: compartir información de pedidos, stock, entregas y facturas.
- Asesorías: gestiona datos y procesos administrativos de distintos clientes.
- Empresas con empleados: vincula las nóminas a la contabilidad y tareas de administración.
¿Qué debe tener un software para crecer?
No te fijes únicamente en el precio del software ERP. Es importante también que:
- Está adaptado a VeriFactu y a las futuras actualizaciones de la norma.
- Se integre con la factura electrónica, contabilidad o nóminas.
- Permita gestionar el almacén, en caso de empresas que lo tengan.
- Sea fácil de utilizar y tenga buen servicio de soporte.
- Tenga funciones extra para ampliar cuando crezca el negocio.
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